导航转录过程

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获得最佳书面记录的七个简单步骤

随着远程工作变得越来越普遍,越来越多的组织发现他们需要对虚拟会议和电话会议的准确书面记录。无论您是第一次还是现有的客户,您是否曾经想过转录过程是如何工作的?以下是阿彭的指导,告诉你什么时候会发生。

1.确定你的需要

在你开始之前,定义你需要的文字记录。是一对一会议、视频会议、面试还是电话?是正式的还是轻松的?是常规事件还是一次性事件?你还应该决定如何使用成绩单。它会被广泛传播以供参考,还是作为正式记录,存档或在正式程序中使用?

2.选择转录提供者

在选择转录提供者时,有五个关键属性需要考虑:

  • 质量-由训练有素、合格的转录员提供的成绩单更有可能是准确的。通过ISO9001认证的供应商将证明这一点。
  • 经验-成熟的供应商将有资源、技能和关系来回应最后一分钟或大量的请求,并仍然满足你的最后期限。
  • 安全-检查严格的信息管理系统(最好通过ISO27001认证)和经过最高级别审核的员工。
  • 物有所值-好的转录提供者提供灵活的定价。如果您的项目不是紧急的,您可以选择支付更少的费用,或者您可以支付更高的安全性,内部服务。
  • “临时演员”-一些转录提供者优先考虑创新,这意味着他们将拥有最新的技术。还有一些提供额外的服务,如外语转录和翻译。

3.决定哪些服务

大多数转录提供者提供一系列的服务。我们的核心服务包括:

  • 逐字转录包括每一个单词,以及非语言反应、噪音、犹豫、重复或错误的开始。
  • 智能逐字转录-与逐字记录一样准确,但去掉了所有非语言内容和填充物。
  • 摘要转录-从录音中提取要点,以更短、更容易阅读的形式传达意思。
  • 笔记-如果不能录音,记录员可以拨打会议电话或亲自参加会议。
  • 语言服务,包括翻译和外语转录。

4.录制你的音频或视频

录音的质量越好,成品的质量就越好。

为了确保你的录音是最好的,使用一个高质量的麦克风,选择一个安静的位置,关掉房间里的所有其他设备(甚至手机),并提前向与会者详细介绍。事先练习使用设备——做一次试运行!

好的供应商有时可以使用专业软件改进质量较差的录音,但第一次就做好总是更好的。

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5.上传您的文件

一旦你拿到了你的唱片,就该把它送去抄写了。这通常通过安全文件传输协议(FTP)或其他客户认可的解决方案来完成。

在这个阶段,您还可以提供背景信息,例如参与者姓名、技术术语和行话的词汇表。

6.等待你的成绩单

你的录音将被分配给远程抄录员。抄写员会听录音,然后按照一开始约定的布局和风格,把他们听到的内容打出来,创造一份文字记录。

一旦成绩单完成,它就会被送到质量检查员那里,这是整个过程的关键部分。一旦我们认为它是尽可能准确的,你的准确的文本将通过商定的数字媒体返回给你。

7.告诉我们你的想法

我们的案例经理将始终保持联系,检查您是否满意的过程。他们还会确保完成的成绩单符合你的需要。

此外,在每个项目结束时,我们都会征求您的反馈。最好的供应商还通过调查来衡量客户满意度,这样他们就可以评估自己的表现并不断改进。

总之,在转录过程中导航并不是什么高深的科学,但在这个过程中我们需要做出一些重要的选择。知道自己想要什么是至关重要的,但找到一个有经验、知道如何应对各种情况的有技能的供应商也很重要。

有关我们灵活,安全,转录服务的更多信息,请联系我们

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